Dowiedz się co zrobić, by dokonać zmian w projekcie | Fundusze Europejskie dla Wielkopolski

Projekt powinien być przez Ciebie realizowany zgodnie z założeniami określonymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, w tym zgodnie z ustalonym harmonogramem realizacji projektu i szczegółowym budżetem projektu. Niemniej jednak od momentu przygotowania wniosku do podpisania umowy o dofinansowanie mija kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata. W tym czasie mogą zmienić się zarówno otoczenie, jak i warunki Twojego działania. Może się więc również pojawić potrzeba wprowadzenia zmian w projekcie.

W takim przypadku pamiętaj jednak, że wprowadzenie zmian w projekcie wymaga szczególnej ostrożności i zachowania procedur zgłoszenia zmian, wskazanych w umowie o dofinansowanie. Realizacja projektu w oderwaniu od założeń przyjętych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, bez uprzedniej zgody IZ/IP na zmiany, które wymagają akceptacji IZ/IP, może skutkować utratą części lub całości przyznanej dotacji.

Dopuszczalne zmiany

Umowa o dofinasowanie projektu zakłada możliwość zgłoszenia zmian do wniosku o dofinansowanie, lecz ich zakres nie jest dowolny.

Przede wszystkim nie jest możliwe wprowadzenie zmian w projekcie wpływających na wynik oceny projektu w sposób, który skutkowałby niewybraniem projektu do dofinansowania. Innymi słowy – jeśli w naborze, w wyniku którego Twój projekt został wyłoniony do dofinansowania, obowiązywały kryteria warunkujące otrzymanie dofinansowania, nie jest możliwe wprowadzenie takich zmian, które skutkowałyby niespełnieniem tych kryteriów. Nie możesz również zrezygnować z takich założeń projektu, które pozwoliły Tobie uzyskać więcej punktów przy ocenie wniosku i tym samym przełożyły się na dofinansowanie projektu.

Procedura zgłaszania zmian

W umowie o dofinansowanie znajdziesz szczegółowy opis kroków, które należy wykonać, aby wprowadzić zmiany w projekcie.

W pierwszej kolejności sprawdź, czy Twoja umowa przewiduje zasadę elastycznego budżetu. Polega ona na możliwości dokonywania przez Ciebie przesunięć w budżecie projektu określonym w ostatnim zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie bez konieczności uzyskania pisemnej zgody IZ/IP. Przesunięcia te mogą wynosić do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego są przesuwane środki, jak i do zadania, na które są przesuwane środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku. Dzięki temu możesz na bieżąco reagować na potrzeby uczestników projektu i dokonywać nieprzewidzianych wcześniej wydatków.

Przesunięcia te nie mogą jednak:

• zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu,
• zwiększać łącznej wysokości wydatków ponoszonych poza terytorium kraju,
• wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej Tobie przez IZ/IP,
• dotyczyć kosztów rozliczanych w sposób uproszczony.

Jeżeli Twoja umowa nie przewiduje zasady elastycznego budżetu, a zmiany będą ingerowały w treść wniosku o dofinansowanie oraz wymagały zgody IZ/IP, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

• Zgłoś IZ/IP za pośrednictwem SL2021 potrzebę wprowadzenia zmian w projekcie – opiekun projektu odblokuje w LSI2021+ Twój wniosek o dofinasowanie do edycji;
• W systemie LSI2021+ dokonaj korekty wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj o tym, aby każda zmiana została uwzględniona w całej treści wniosku o dofinansowanie. Np. dokonując zmiany w budżecie projektu, konieczne może okazać się skorygowanie treści zadania, którego dotyczy wydatek, lub uzasadnienia kosztu;

• Po naniesieniu w treści wniosku o dofinasowanie wszystkich niezbędnych zmian, wniosek powinien zostać podpisany elektronicznym podpisem kwalifikowalnym przez osobę/osoby reprezentujące beneficjenta oraz wszystkich partnerów (jeśli występują w projekcie). Prawidłowo podpisany wniosek prześlij następnie w systemie LSI2021+;
• Po przesłaniu zaktualizowanego wniosku o dofinansowanie w systemie LSI2021+, przekaż za pośrednictwem modułu Korespondencja w systemie SL2021 opis i uzasadnienie zmian, które zostały przez Ciebie naniesione we wniosku. Opis i uzasadnienie zmian powinny zostać sporządzone zgodnie ze wzorem przesłanym przez opiekuna projektu.

Po złożeniu przez Ciebie zmian do projektu IZ/IP dokona ich weryfikacji, analizując m.in. wpływ zmian na osiągnięcie celów i założeń określonych w projekcie. Jeśli jakieś kwestie będą niejasne dla IZ/IP, opiekun projektu może zwrócić się do Ciebie o dodatkowe wyjaśnienia.

W przypadku zatwierdzenia zmian do projektu otrzymasz od IZ/IP w systemie SL2021 wiadomość zawierającą pismo akceptujące zmiany, a IZ/IP dokona aktualizacji danych projektu w systemie SL2021. Projekt będzie mógł być przez Ciebie realizowany zgodnie z nowymi założeniami.

Jeśli Twój wniosek nie uzyska akceptacji, otrzymasz za pośrednictwem systemu SL2021 pismo informujące, z jakich względów wniosek o zmiany został odrzucony. IZ/IP opisze w takim przypadku również dalszą ścieżkę postępowania, tj. czy wniosek w systemie LSI zostanie powtórnie odblokowany do edycji celem wprowadzenia poprawek czy też proces zmian zostaje zakończony, ponieważ IZ/IP nie może wyrazić zgody na zmiany.

Do czasu uzyskania zgody za zmiany możesz ponosić wydatki na własne ryzyko. Jeżeli IZ/IP wyrazi zgodę na wprowadzenie określonych zmian, wydatki z nimi związane będą mogły podlegać rozliczeniu w ramach projektu. W przypadku zakwestionowania zmian, wydatki poniesione w ich wyniku zostaną uznane za niekwalifikowalne.

W związku z powyższym zwróć uwagę, aby zmiany zostały przez Ciebie odpowiednio wcześnie zgłoszone do IZ/IP – co do zasady przed ich zaistnieniem. Wymagane terminy zgłaszania zmian do projektu znajdziesz w umowie o dofinansowanie.

Aneks do umowy o dofinansowanie

Bez względu na to, czy zmiany wymagają zgody IZ/IP, czy też nie, część z nich wymaga sporządzenia aneksu do umowy. Szczegółowy zakres tych zmian, które wymagają aneksowania umowy, jest zawsze określony w umowie o dofinansowanie, którą podpisujesz z IZ/IP. Mogą do nich należeć np. zmiana danych beneficjenta czy zmiana numeru rachunku bankowego. Każdy wniosek beneficjenta o aneks rozpatrywany jest indywidualnie.

W przypadku gdy zmiany wprowadzone przez Ciebie do projektu i zaakceptowane przez IZ/IP będą skutkowały koniecznością zmiany treści umowy o dofinansowanie, otrzymasz informację w tym zakresie od IZ/IP.

Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW

Jeżeli realizujesz swój projekt pod nadzorem Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, zapoznaj się dodatkowo z opisem procedury zgłaszania zmian do projektu, zawartym w materiale pomocniczym Pakiet startowy dla Beneficjentów FEW (link).