Poznaj obowiązki po zakończeniu projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza wypełnienia wszystkich obowiązków związanych z projektem. Dowiedz się zatem, jakie obowiązki należy spełnić po zakończeniu projektu i jakie mogą być konsekwencje zaniedbań w tym zakresie.

Przechowywanie dokumentacji

Obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu istnieje przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym IZ/IP dokonała płatności końcowej na rzecz beneficjenta w ramach projektu.

Data płatności końcowej to:

data obciążenia rachunku płatniczego IZ/IP przekazującej środki – w przypadku, gdy w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową beneficjentowi przekazywane są środki,
data zatwierdzenia wniosku o płatność końcową – w pozostałych przypadkach.

Na przykład:

jeśli końcowy wniosek o płatność został zatwierdzony 23 grudnia 2024 r. i na jego podstawie nie były przekazywane środki przez IZ/IP, musisz przechowywać dokumentację projektową do 31 grudnia 2029 r.;
jeżeli końcowy wniosek o płatność został zatwierdzony 23 grudnia 2024 r. i przewidywał on wypłatę refundacji, która została przelana 8 stycznia 2025 r., musisz przechowywać dokumentację projektową do 31 grudnia 2030 r.

Bieg terminu przechowywania dokumentacji projektu zostaje przerwany:

w przypadku wszczęcia postępowania prawnego albo
na wniosek Komisji Europejskiej,

o czym beneficjent jest informowany pisemnie przez IZ/IP.

Jeśli w projekcie wystąpiła pomoc publiczna lub pomoc de minimis, dokumentacja dotycząca udzielonej pomocy powinna być przez Ciebie przechowywana przez 10 lat, licząc od dnia przyznania pomocy.

W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania działalności w okresie przechowywania dokumentacji, musisz niezwłocznie pisemnie poinformować IZ/IP o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem.

Trwałość projektu

Zgodnie z art. 65 rozporządzenia ogólnego, trwałość projektu musi być zachowana przez okres 5 lat (3 lat w przypadku MŚP – w odniesieniu do projektów, z którymi związany jest wymóg utrzymania inwestycji lub miejsc pracy) od daty płatności końcowej na rzecz beneficjenta. Odmienny okres trwałości projektu może wynikać z przepisów regulujących udzielanie pomocy publicznej – wówczas stosuje się okres ustalony zgodnie z tymi przepisami.

Obowiązek zachowania trwałości projektu dotyczy:

projektów EFRR/FS/FST obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne,
projektów EFS+ – wyłącznie w odniesieniu do wydatków ponoszonych jako cross-financing lub w sytuacji, gdy projekt podlega obowiązkowi utrzymania inwestycji zgodnie z obowiązującymi zasadami pomocy publicznej,
projektów FST w zakresie określonym w art. 8 ust. 2 lit. k, lit. l oraz lit. m rozporządzenia FST – o ile projekt podlega obowiązkowi utrzymania inwestycji zgodnie z obowiązującymi zasadami pomocy publicznej.

Naruszenie zasady trwałości projektu następuje w sytuacji, gdy w okresie jej obowiązywania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

zaprzestano lub przeniesiono działalność produkcyjną poza region na poziomie NUTS 2, w którym dany projekt otrzymał wsparcie,
nastąpiła zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależną korzyść,
nastąpiła istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

Stwierdzenie naruszenia zasady trwałości oznacza konieczność zwrotu przez beneficjenta środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Trwałość rezultatów

Oprócz obowiązku zachowania trwałości projektu może Ciebie dotyczyć także obowiązek zachowania trwałości rezultatów, o ile tak przewiduje wniosek o dofinansowanie. Odpowiednie zapisy w tym zakresie znajdziesz w umowie o dofinansowanie.

Na przykład: beneficjenci zobowiązani zostaną do zachowania trwałości utworzonych w ramach projektu miejsc wychowania przedszkolnego, przez okres co najmniej równy okresowi realizacji projektu.

Sprawozdawczość

W okresie trwałości projektu lub trwałości rezultatów musisz składać coroczne, do 31 stycznia każdego roku, oświadczenia o przestrzeganiu zasady trwałości.

Promocja projektu

Obowiązki informacyjne wypełniasz od momentu uzyskania dofinansowania, tj. podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu, do końca realizacji projektu lub do końca okresu trwałości projektu, który został określony w umowie. W tym okresie musisz wypełniać obowiązki wskazane w umowie o dofinansowanie i stosować zasady opisane w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji.

Kontrola po zakończeniu realizacji projektu

Kontrola może zostać przeprowadzona w dowolnym terminie także po zakończeniu realizacji projektu, zarówno w siedzibie beneficjenta, w siedzibie realizatora, w siedzibie partnerów, jak i w miejscu realizacji projektu. Kontrola może być prowadzona aż do końca obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji projektu.

Więcej informacji na temat kontroli projektu znajdziesz w poradniku Dowiedz się, jak przebiega kontrola.