Poznaj proces podpisywania umowy | Fundusze Europejskie dla Wielkopolski

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia. Dowiedz się, co musisz dołączyć do umowy, jak musisz zabezpieczyć wykonanie projektu oraz pobierz wzór umowy.

Informacja o wyborze projektu do dofinansowania

Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dofinansowania publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz o terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Wykaz wszystkich potencjalnie wymaganych załączników znajduje się w dokumentacji naboru, w którym ubiegasz się o dofinansowanie.

Poniżej spis najczęściej wymaganych dokumentów:

1. dokumenty potwierdzające umocowanie do działania na rzecz i w imieniu wnioskodawcy
2. kopia umowy o prowadzeniu rachunku bankowego;
3. umowa o partnerstwie (dotyczy EFS+);
4. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (składkami ZUS, podatkami);
5. oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT.

W zależności od tego z jakiego funduszu otrzymałeś dofinansowanie - mogą być również wymagane inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta albo projektu. Wszystkie dokumenty przesyłane są elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Umowy podpisywane są za pomocą elektronicznych podpisów kwalifikowanych przez wnioskodawcę i Instytucję Zarządzającą.

Formy zabezpieczenia

Po podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Zabezpieczenie ustanawiane jest w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jednak przy większych projektach może być wymagane dodatkowe zabezpieczenie, np.  hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Główne postanowienia umowy

Umowa o dofinansowanie opisuje Twoje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. W jej treści określone są:

• strony umowy;
• wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie;
• szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
• obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
• zasady dokonywania kontroli projektu przez uprawnione instytucje;
• zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
• wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
• zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;
• zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
• wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego.

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Stanie się on integralną częścią umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dofinansowanie lub jego część może zostać odebrane, jeżeli nie realizujesz projektu zgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie przeszkoliłeś tylu osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dofinansowania będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, wniosek będzie mógł zostać odpowiednio zmodyfikowany.