Dowiedz się jak przebiega kontrola

Kontrola może zostać przeprowadzona w każdym projekcie, który uzyskał wsparcie z funduszy unijnych. Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.

I. Rodzaje kontroli

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

1. Kontrolom obejmującym weryfikację wydatków

a. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować z Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027. IZ zdecyduje, czy poprosi o wszystkie faktury lub rachunki do sprawdzenia, czy tylko o ich wybrane egzemplarze, a dokumenty te należy przekazać w wersji elektronicznej w systemie informatycznym;

b. Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie – instytucja, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie projektu, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób);

c. Kontrola krzyżowa – w trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.

2. Kontrolom na zakończenie projektu – kontrola ta polega na potwierdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności dokumentacji (w tym dokumentacji w wersji elektronicznej), dotyczącej wydatków ujętych w składanych przez Ciebie wnioskach o płatność, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.

3. Kontrolom trwałości –kontroli takiej podlega projekt obejmujący inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne w rozumieniu Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Kontrola trwałości służy sprawdzeniu, czy w odniesieniu do współfinansowanych projektów nie wystąpiła jedna z niedozwolonych modyfikacji polegająca na:

• zaprzestaniu lub przeniesieniu działalności produkcyjnej poza region na poziomie NUTS 2, w którym dany projekt otrzymał wsparcie,

• zmianie własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależną korzyść,

• istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych celów.

4. Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwą Izbę Administracji Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość realizacji projektu w zakresie zbliżonym do kontroli w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie.

II. Termin i zakres kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany za pośrednictwem systemu informatycznego, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Założenia dotyczące sposobu wyboru projektów do kontroli są ujęte w rocznych planach kontroli na dany rok obrachunkowy, natomiast konkretne projekty są wybierane w wyniku analizy ryzyka.
Natomiast kontrola doraźna oraz wizyta monitoringowa może zostać przeprowadzona bez uprzedniego poinformowania. Decyzja o kontroli doraźnej podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

1. Dokumenty finansowe

oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości;
wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald.

Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami horyzontalnymi UE, w tym m.in.:

działania w zakresie równości kobiet i mężczyzn zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi

realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027;

działania z zakresu równości szans i przeciwdziałania dyskryminacji, w tym w zakresie standardów dostępności dla polityki spójności 2021- 2027 zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027.

3. Dokumenty potwierdzające zgodność udzielanych zamówień z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności.

Najczęściej weryfikacji podlega:

sposób szacowania wartości zamówienia,
upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu,
złożone oferty,
uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty,
protokół z udzielonego zamówienia,
treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.

4. Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników/czek projektu

dokumenty rekrutacyjne uczestników/czek projektu,
dokumenty potwierdzające udział UP w formach wsparcia zgodnych z projektem.

5. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów.

Mogą to być na przykład:

umowy i faktury dotyczące zakupów przewidzianych w projekcie, protokoły zdawczo-odbiorcze;
umowy, listy obecności i inne dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia, liczbę miejsc opieki w placówce;
umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie projektu;
uzyskane dyplomy/certyfikaty.

6. Procedury przechowywania i archiwizacji dokumentacji projektowej

Korzystając ze środków Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej, przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie projektu.

7. Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:

oznakowanie działań informacyjno-promocyjnych, dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu;
oznakowanie dofinansowanych inwestycji oraz zakupionych sprzętów i wyposażenia;
oznakowanie miejsca realizacji projektu.

8. Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie projektu.

Ponadto jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu, jesteś zobowiązany/a udostępnić instytucji kontrolującej również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z jego realizacją.

III. Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją za pośrednictwem systemu informatycznego w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną uchybienia/nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem na ustosunkowanie się do nich.

Wydatki, które zostały zatwierdzone we wnioskach o płatność, a są poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte pomniejszeniem wartości projektu, gdyż nie można ich przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu.